Задайте свой вопрос

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи   книгу в подарок!

  • перейдите  в группу
  • станьте  участником
  • нажмите  зеленую иконку «Получать новости»,  выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

В статье расскажем, сколько хранятся документы по охране труда, кто отвечает за их сохранность, каковы условия хранения и каким образом документы готовят к длительному хранению.

Сколько хранятся документы по охране труда

К документам по охране труда относятся:

  • приказы и распоряжения по вопросам ОТ,
  • инструкции и программы обучения по ОТ,
  • протоколы проверки знаний,
  • предписания специалистов и проверяющих органов,
  • журналы проведения инструктажей,
  • документы о проведении СОУТ,
  • перечни профессий с вредными условиями труда и т.д.

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Таблица.  Сроки архивного хранения документов по охране труда (извлечение)

Срок  хранения

Типы документов

1 год  — Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ;

— Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ;

— Списки (ведомости) на выдачу СИЗ, обеспечение смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.

3 года  Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
5 лет — Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда;

— Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций;

— Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда;

— Протоколы результатов обучения по охране труда;

— Журнал профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда;

— Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям;

 Переписка по вопросам охраны труда.

45 лет — Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве;

— Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий;

— Журнал инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

— Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

50 лет

(75 лет для документов, созданных до 2003 года)

— Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников;

— Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда;

— Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний;

— Отчеты по проведению СОУТ при вредных и опасных условиях труда.

Постоянное хранение  — Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин;

— Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования);

— Документы (порядки, рекомендации) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников;

— Гигиенические требования к условиям труда инвалидов (по месту утверждения);

— Нормы обеспечения СИЗ, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием (по месту утверждения).

Как вы видите, в Перечне нет точных названий документов. Сроки хранения определяются по содержанию документа: о чем он, какие вопросы решает или регламентирует. Конечно, в вашей организации могут быть далеко не все документы, упомянутые в Перечне.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранятся столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать  их нельзя до самой ликвидации организации или закрытия ИП. Если компания реорганизуется, то архив документов передается на хранение организации-преемнику.  Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения.

Срок хранения начинаем отсчитывать со следующего календарного года после оформления последнего документа в деле или внесения последней записи в журнал.

Считаем вместе:

  • Последняя запись в журнале регистрации инструктажа сделана 11.10.2020. Срок хранения журнала (45 лет) начнется с января 2021 года, а закончится 31 декабря 2065 года.

 Кто отвечает за сохранность документов

Все документы, которые подлежат хранению, в течение первых трех лет остаются в том структурном подразделении, где были созданы. Они составляют оперативный архив, к которому приходится обращаться в процессе деятельности.  Оперативный архив находится по месту создания документов. Чаще всего документы распределяются между специалистом по ОТ и иными должностными лицами следующим образом:

Специалист по ОТ

(или лицо, ответственное за охрану труда в организации)

  • Положение об охране труда,
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве,
  • Журнал регистрации вводного инструктажа,
  • документы о проведении СОУТ,
  • протоколы проверки знаний по охране труда

А также комплект нормативных правовых актов, которые содержат требования охраны труда в сфере  деятельности компании.

Руководители структурных подразделений (или иные должностные лица)
  • графики проведения медосмотров;
  • журнал регистрации инструктажей на рабочем месте;
  • программы обучения на рабочем месте;
  • журнал учета выдачи СИЗ;
  • перечень работ, выполняемых по наряду-допуску, распоряжению или в порядке текущей эксплуатации и т.д.

В некоторых организациях документы по охране труда после исполнения (или полного заполнения) возвращаются специалисту по ОТ. Таким образом, за сохранность документов в период текущего хранения в этих организациях отвечает специалист по ОТ. После передачи дел в архив ответственность за сохранность документов переходит к работникам архива.

Отсутствие архивных документов по охране труда может дорого стоить компании. Например, при проведении проверки у работодателя были запрошены документы, подтверждающие проведение предварительного и периодических медицинских осмотров. Медзаключения нескольких работников не были найдены. Инспектор ГИТ посчитал, что осмотры не проводились. Компания была оштрафована на сумму 130 000 рублей (пункт 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Чтобы документы не терялись, специалисту по ОТ важно выдавать документы другим должностным лицам под расписку и контролировать их возврат.

Условия  хранения документов

Подробные требования к оснащению архивов перечислены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526.

В этих Правилах подробно описаны и световой режим (хранить в темноте), и температурно-влажностный режим (хорошая вентиляция, низкая влажность, температура 12-16 градусов), и противопожарный режим (наличие огнетушителя, отсутствие пожароопасных приспособлений и приборов), и охранный режим (исключение появления пыли, плесени, насекомых, грызунов). Нельзя, чтобы архивные документы хранились в подвалах или чердаках, а также в помещениях, где осуществляется производство, и в лабораториях. Причем, условия хранения документов на бумажных и электронных носителях будут отличаться.

Конечно, не у всех компаний есть возможность выделить целую комнату для архива. Но закон этого и не требует. Достаточно поставить запирающийся несгораемый шкаф (или сейф), в котором будут храниться документы прошлых лет.  При этом, помещение с архивом должно охраняться, чтобы документы не украли. Если в компании нет условий для полноценного архивного хранения документов по охране труда, руководитель компании может заключить договор хранения с коммерческим архивом.

Как оформить документы для хранения

Пункт 4.20 Правил устанавливает, что документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Рекомендаций по какому-либо иному разделению, в том числе тематическому, нормативные акты не содержат. Поэтому все документы по охране труда компании можно сгруппировать по своему усмотрению, как удобно, но с условием: в одно дело не должны помещаться документы с разным сроком хранения.

Дела (папки с документами) нужно озаглавить, пронумеровать, указать срок хранения.  Поскольку дела располагаются на полках вертикально, то для удобства поиска на корешках папок можно продублировать информацию.

Временное  хранение

Сначала нужно разделить все документы по охране труда, которые подлежат хранению,  по папкам (делам) в зависимости от их тематики и сроков хранения. Временным считается хранение до 10 лет. Документы временного хранения остаются в подразделениях или у специалиста по ОТ, в архив организации не передаются. Документы временного срока хранения особенно не готовят: листы не нумеруют, опись документов внутри дела не делают, металлические крепления не снимают – оставляют дела как есть, в скоросшивателях или папках.

Когда срок временного хранения истечет, составляют Акт выделения дел к уничтожению. После подписания Акта документы уничтожают тем способом, который указан в Акте (сжигание, разрезание в шредере).

Постоянное   хранение

Для длительного хранения документы нужно специальным образом подготовить: провести экспертизу ценности и заново оформить дело, соблюдая некоторые правила.

Экспертиза ценностиЗа таким серьезным названием скрывается, на самом деле, очень простая процедура. Нужно взять папку с документами и внимательно просмотреть каждый документ.  Проверяем наличие главных реквизитов документа, таких как: дата, место составления, регистрационный номер, подписи руководителя и работника. Если приказ утверждает или вводит в действие какие-либо документы, то эти документы в виде приложений должны храниться вместе с приказом.

Убираем лишние, черновые экземпляры и документы, попавшие в дело по ошибке (т.е. по своему содержанию не соответствуют заголовку дела). Вот, собственно и всё, что нужно сделать, проводя экспертизу ценности.

 Архивное оформление дела. Оформление предусматривает следующие действия:

  1. Вынуть документы из папки-скоросшивателя, убрать все скрепки и скобы. В делах не должно быть никаких металлических частей.
  2. Переложить документы в прямом хронологическом порядке: сверху январь — внизу декабрь. Каждый лист (не документ!) нужно пронумеровать. Номер ставится в верхнем правом углу черным графическим карандашом на свободном от текста месте. Если Вы ошиблись, нумеруя листы, можно проставить литерные номера (например: 15, 15а, 15б, 16, 17 и т. д.) или пропустить номер листа в деле. Все эти особенности — наличие литерных и пропущенных номеров — указываются в листе – заверителе.
  3. Составить лист-заверитель  и положить его снизу, под последний документ. Составить в двух экземплярах внутреннюю опись документов, листы которой тоже нумеруются, но отдельно от документов дела. Один экземпляр описи положите сверху, на первый документ. Второй останется у вас для учета. Формы листа-заверителя, описи  документов и другие архивные формы утверждены Росархивом вместе с Правилами.
  4. Подшить или переплести всю получившуюся стопку. Переплетная машинка есть не у всех, поэтому на практике поступают следующим образом: сверху и снизу подкладывают картонные листы и сшивают всё вместе толстой иглой в четыре прокола. Если некоторые документы после прошивки выпадают (не захвачены переплетом, не прошиты), нужно всю подшивку распустить и подшить заново. Приклеивать или иным образом прикреплять документы к уже прошитому делу нельзя. Поскольку переплет получился непрочный, дело помещают в архивную коробку (бокс).
  5. Оформить обложку дела. Обложку полагается оформлять светостойкими чернилами, разборчивым почерком, исправлять нельзя. Но на практике часто обложку просто набирают на компьютере, распечатывают и приклеивают на картон.

Разделение на тома. Если дело содержит свыше 250 листов, или толщина его получается больше 4 см (что бывает редко), то дело нужно разделить на тома. Причем, в первый том подшивают 250 листов, а во второй – оставшиеся листы, даже если их осталось всего три. Если дело состоит из нескольких томов, на обложке дела нужно проставить и номер тома. Листы дел в каждом томе имеют свою собственную нумерацию. Для каждого тома оформляется внутренняя опись, лист-заверитель и обложка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *