Задайте свой вопрос

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи   книгу в подарок!

  • перейдите  в группу
  • станьте  участником
  • нажмите  зеленую иконку «Получать новости»,  выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

Все распорядительные документы (приказы) можно разделить на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Эти группы приказов составляются по определенным правилам и с разными целями. Подробнее поговорим о приказах по основной деятельности (ОД).

Два вида приказов по ОД

Деление приказов на виды  предусмотрено  документом, который называется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. приказом Росархива от 20.12.2019 за № 236.

Вот пункт 19 этого Перечня

Мы видим, что Перечень выделяет два типа приказов:

  • по основной (профильной) деятельности,
  • по административно-хозяйственным вопросам (АХ)

Какие вопросы регулируют приказы 

При этом, в указанном пункте не уточнено, как отличить приказы по ОД от приказов по АХ, какие именно вопросы они регулируют. А ведь это очень важно, потому что у них срок хранения разный. Согласитесь, хранить 5 лет или постоянно – это две большие разницы.

Пролистав Перечень, можно найти в нем раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» (раздел 10, пункты 532-579). Росархив предлагает относить к вопросам по АХ:

  • эксплуатация зданий, строений, сооружений;
  • транспортное обслуживание;
  • информационно-телекоммуникационное обеспечение.

Методом исключения получаем, что приказы  по ОД  регулируют производственную, уставную  деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес. Но поскольку бизнес бывает разным, то перечислить все тематические вопросы очень сложно. Но есть вопросы, общие для всех компаний, которые входят в сферу регулирования приказов по ОД:

  • определение структуры (утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация  и ликвидация структурных подразделений);
  • утверждение и изменение локальных актов, инструкций, правил и иных локальных документов, утверждение планов, регламентов, внутренних форм документов;
  • создание органов (коллегиальных, контрольных (ревизионных), методических и проч.) и всевозможных комиссий (в т.ч. инвентаризационной и аттестационной);
  • осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
  • проведение мероприятий (в т.ч. инвентаризаций и аттестаций работников),  семинаров, конференций и т.д.;
  • определение  политики компании (учетной, финансовой, кадровой, иной);
  • установление и изменение режима работы подразделений или всей компании в целом;
  • организация  воинского учета,  охраны труда, работы по гражданской обороне, установление противопожарного режима, т.п.;
  • назначение ответственных лиц (за проведение инструктажей, за ведение и хранение трудовых книжек, за теплохозяйство, по охране труда, и т.д.);
  • делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности;
  • прием, перемещение, списание основных средств.

К приказам по ОД относятся также приказы о вступлении в должность директора организации и о снятии с себя полномочий директора.

Как правильно оформить приказ

Правила оформления распорядительных документов, к которым относятся и приказы, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)

Именно в этом ГОСТе показано, как правильно оформлять все реквизиты приказа. И хотя для обычных  коммерческих компаний эти правила являются рекомендательными, знакомиться с ними все-таки стоит. Например, не мешает знать, что приказы  рекомендуется  оформлять на общем бланке (листе формата А4, где сверху указаны только  полное и краткое название организации).

В принципе, те специалисты, которые  оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ  — только ориентир.  Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую.

Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

  • наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя)
  • дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2021);
  • регистрационный номер приказа;
  • место (населенный пункт) составления;
  • вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
  • основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
  • список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
  • подпись руководителя;
  • визы согласования (если нужны);
  • отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Нумерация приказов по ОД

Приказам присваивают  регистрационные номера, начиная от №1 каждый  календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХ.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка.  И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой.  Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов  очень мало.

Хранение приказов по ОД

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно». Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно» как летописи.  Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е., выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

В процессе ликвидации муниципальный архив сам отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, остальные же будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Ответственность за несохранность

Если компания хранит документы неправильно  или вообще не хранит в течение установленной продолжительности (а такое тоже бывает), то штрафы по статье 13.20 КоАП РФ такие:

  • на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Но вот если документы по основной деятельности не сохраняются в ООО или ПАО (акционерные общества), то штраф резко взлетает. Здесь уже действует статья 13.25 КоАП РФ (часть 2) – от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб.

Зачем хранить?

Во-первых,  практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию или в суде, или в споре с проверяющим органом. В этом случае наличие всех приказов по ОД потенциально способно спасти честь компании или оградить от штрафа. Например, доказать законность сокращения, законность удержания за недостачу, правомочность подписи должностного лица и т.д.

Во-вторых, сохраняя все документы от момента создания, мы сохраняем и память о наших действиях в разные годы. Это позволяет проанализировать документы  и увидеть ошибки и удачные ходы:  какой эффект был, когда пришлось сокращаться, были ли грамотно перераспределены обязанности после сокращения; в период роста стоило ли менять режим работы, создавать новые структурные подразделения или вводить новые должности, каков был экономический эффект от этого  и т.д.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *