Задайте свой вопрос

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи   книгу в подарок!

  • перейдите  в группу
  • станьте  участником
  • нажмите  зеленую иконку «Получать новости»,  выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

✏ Ситуация:
Бухгалтер и менеджеры выполняют свои обязанности, используя личный ноутбук (❗важно: с ведома и согласия работодателя). Как выгоднее оформить использование личного имущества?

Есть три варианта оформления: компенсация за использование имущества, аренда имущества или договор на безвозмездное пользование. рассмотрим все варианты.

Компенсация за использование имущества работника

📌 Документальное оформление

1) Составляем документы, подтверждающие необходимость использования имущества работника. К таким документам могут быть отнесены:
— должностная инструкция;
— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2) Составляем соглашение к трудовому договору с владельцем имущества, в котором должны быть отражены:
— вид используемого имущества (а также состояние ноутбука на момент заключения соглашения, его технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);
— срок использования имущества в производственных целях;
— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета компенсации;
— условия обслуживания имущества (кто занимается обслуживанием, что входит в обслуживание);
— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

3) Каждый месяц составляют акт, который подтверждает фактическое использование имущества. Акт не имеет установленной формы, составляется в произвольной форме.

4) Каждый месяц издают приказ о выплате компенсации работнику (служит основанием для выплаты работнику).

📌 Как посчитать размер компенсации

Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель в соглашении к ТД. Для того чтобы размер компенсации был экономически обоснован, целесообразно оформить бухгалтерскую справку с расчетом.
Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанной исходя из официально установленных норм, если это основное средство.
Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, нужно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1.

ПРИМЕР РАСЧЕТА:

📎 Согласно Классификации ноутбук включен во вторую амортизационную группу со сроком полезного использования от двух до трех лет (п. 3 ст. 258 НК РФ). Предположим, что согласно учетной политике для основных средств, включенных во вторую группу, срок полезного использования составляет 25 месяцев.
📎 Ежемесячная норма амортизации равна 4% [(1 мес. : 25 мес.) × 100%]
📎 Ежемесячная сумма компенсации составит 988 руб. (24 700 руб. × 4%). Для примера мы установили, что рыночная стоимость ноутбука на дату начала его эксплуатации в компании составляет 24 700 руб.
📎 За время, когда работник не эксплуатирует имущество (находится в отпуске или на больничном), компенсация не выплачивается. При составлении акта в конце месяца в нем указывают фактическое количество дней использования имущества и размер компенсации.

📌 При эксплуатации ноутбука (и любого имущества) могут возникнуть дополнительные расходы. Их несет компания, возмещая работнику фактически понесенные затраты, если он предъявит подтверждающие документы.
Например, стоимость ремонта ноутбука составила 1570 руб. (без НДС). Работница получает деньги на ремонт, а потом должна представить авансовый отчет, акт о ремонте ноутбука и кассовый чек.

📌 Обложение компенсации страховыми взносами и НДФЛ

Сумма компенсации не является доходом работника.
Сумма компенсации в пределах, указанных в соглашении к трудовому договору, а также суммы возмещенных расходов, связанных с эксплуатацией данного имущества, ❗не облагаются:
— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

 

Аренда имущества работника

Выплата компенсации — не единственный способ закрепить использование имущества работника в служебных целях.
Более выгодный для работодателя вариант — заключить гражданско-правовой договор аренды или безвозмездного пользования.

📌 Суть договора аренды

Суть аренды — работник предоставляет свое имущество работодателю во временное пользование. При этом он лично может не использовать его для выполнения своих трудовых обязанностей в отличие от варианта с выплатой компенсации. Договор аренды заключается в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). По договору арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование. В договоре указывают:
— объект арендуемого имущества,
— его характеристики,
— порядок использования,
— как распределяются обязанности сторон по его содержанию,
— срок аренды,
— размер арендной платы и порядок ее выплаты.

Арендатор обязан:
— своевременно вносить плату за пользование имуществом,
— поддерживать имущество в исправном состоянии,
— производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

📌 Бухгалтерский учет арендных платежей

Имущество, арендованное у работника, принимают по акту приема-передачи и учитывают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, установленной договором аренды.

Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Исчисление налога производится по ставке 13% (если работник является налоговым резидентом РФ (ст. 224 НК РФ).

Выплаты по договорам аренды ❗не облагаются:
— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

📌 Для подтверждения расходов в виде арендных платежей составлять ежемесячный акт не нужно. Основанием для признания данных расходов являются договор аренды и акт приема-передачи.

Расходы арендатора на ремонт арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя.

Безвозмездное пользование

Вместо договора аренды с работником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Этот договор регламентируется главой 36 Гражданского кодекса. По своему характеру договор ссуды схож с договором аренды:

1) Совпадает цель указанных договоров — передача имущества во временное пользование.
2) Между сторонами возникают правоотношения, схожие с обязательствами по договору аренды, только без условия об арендной плате.
3) К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.

При получении имущества по договору ссуды у компании появляется право бесплатно пользоваться данным имуществом. По мнению налоговиков, в данном случае образуется экономическая выгода от данной операции.
Размер дохода определяется как стоимость аренды (с учетом положений статьи 105.3 Н РФ).

👩‍⚖👩‍⚖ КАКОЙ ВАРИАНТ ВЫБРАТЬ?

Таблица ниже поможет выбрать самый выгодный для вас вариант. На первый взгляд, для работодателя самый выгодный — договор безвозмездного пользования. Но налоговики обращают внимание на такие договоры, видя в них уход от уплаты налогов.

Поэтому целесообразно оформить компенсацию за использование имущества, возможно, в меньшей сумме, если на это согласен работник. В этом случае стороны получают следующие выгоды:
1) на сумму компенсации не начисляются зарплатные налоги.
2) сумма компенсации уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.
3) работник получит полную сумму компенсации без удержания НДФЛ.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *