Задайте свой вопрос

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи   книгу в подарок!

  • перейдите  в группу
  • станьте  участником
  • нажмите  зеленую иконку «Получать новости»,  выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

Роструд считает, что персонал, занятый более 50% рабочего времени работой на ПК, обязан проходить медосмотры в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. Не будем спорить с проверяющей инстанцией, а научимся документально фиксировать продолжительность работы непосредственно с компьютером. Наша цель — обосновать отсутствие медосмотров бухгалтера, кадровика, специалиста по ОТ и других офисных работников.

 Как измерить продолжительность работы на ПК

На портале онлайнинспекция.рф чиновники Роструда в ответе на вопрос одного из работодателей пояснили:

«Если работник при осуществлении трудовой деятельности подвергается воздействию электромагнитного поля от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени), то он обязан один раз в два года проходить медицинский осмотр независимо от результатов специальной оценки условий труда. По нашему мнению, замер рабочего времени (фотографирование рабочего времени) может использоваться для подтверждения продолжительности работы с компьютером».

Таким образом, работодатель может самостоятельно подсчитать точное время работы на ПК с помощью фотографирования рабочего времени.

 Фотография рабочего дня (ФРД)  — это один из методов анализа деятельности работника. Он заключается в том, что специально обученный наблюдатель весь рабочий день находится рядом с работником, фиксирует каждое его действие и документирует все без исключения затраты времени.

С помощью ФРД можно определить:

  • сколько времени работник тратит на тот или иной вид работы;
  • сколько времени уходит на личные нужды и непроизводительные действия;
  • за счет чего можно увеличить производительность труда работника;
  • реально ли упростить какие-либо действия и целесообразно ли их делегировать кому-то другому;
  • причины невыполнения норм труда или заданий.

 Как организовать и провести замеры с помощью ФРД

Процесс наблюдения за затратами рабочего времени провести не так просто как кажется на первый взгляд. Все действия нужно спланировать. Работа проводится в три этапа.

Этап 1.  Подготовка к исследованию

 На  этом этапе важно:

  • Определить цели проведения ФРД. В зависимости от цели будем выбирать методику проведения исследований (будем наблюдать явно или скрыто, индивидуально или по группам работников).

В нашем случае цель ФРД – зафиксировать продолжительность взаимодействия работника непосредственно с ПК (сколько именно рабочих минут он считывает или вводит информацию, работает на ПК в режиме диалога). Для этой цели фотографию рабочего дня можно делать открыто, известив работника заранее о данной процедуре и ее целях. Целесообразно также вести замеры времени для каждого работника отдельно.

  •  Подготовить наблюдателей, провести с ними инструктаж или обучение. От правильных действий наблюдателей будет зависеть точность и объективность полученных результатов. Важно, чтобы они не вмешивались в трудовой процесс, не отвлекали работника и вообще были максимально незаметны.
  • Разработать и согласовать бланки карт ФРД. Во-первых, заполненный и подписанный бланк станет официальным документом, на основании которого будут приниматься управленческие решения. Во-вторых, бланк должен предусматривать отражение именно той информации, ради которой затевается весь процесс ФРД.

В нашем примере в листе наблюдений важно отразить информацию о взаимодействии работника с ПК при выполнении отдельных рабочих действий.

  • Определить оптимальное время проведения ФРД. Не рекомендуется проводить замеры в конце и в начале месяца, когда скапливается много работы или нужно готовить срочную отчетность. Лучшими днями является середина недели или месяца. 

Этап 2.  Проведение наблюдения

Фиксировать действия работника нужно непрерывно в течение всего рабочего дня. Это могут делать наблюдатели, а можно доверить это системе видеонаблюдения или специализированным компьютерным программам.

Работник должен выполнять свои обязанности в обычном для него ритме. В процессе наблюдения все действия работника заносят в карту фотографии рабочего времени (наблюдательный лист). Образец карты можно подсмотреть в приложении № 2 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Минтруда России от 31.05.2013 № 235. Но эти рекомендации разработаны для федеральных органов исполнительной власти, а коммерческие организации наблюдательный лист могут доработать под свою специфику. Например, для наших целей важно добавить графу «Работа с ПК»:  

Время начала действия Время окончания действия Длительность действия, мин. Выполняемая работа (действие) Работа с ПК Примечание
1 2 3 4 5 6

Записывать показания нужно в реальном времени, при этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи»: беседы на личные темы, перекуры и пр.

В графах 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия. В графе 4 описывает действия, в графе 5 делает отметку, если работник непосредственно работал на ПК (вводил или считывал информацию, работал в режиме диалога).  Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие. Обеденный перерыв следует исключить или указать отдельной строкой. 

Этап 3.  Анализ полученных результатов

 Анализ начинают с заполнения графы 3 наблюдательного листа. Здесь высчитывают общую продолжительность времени по каждой строке.

Графа 6 может применяться для разных целей. Обычно в ней проставляют индекс затрат рабочего времени, чтобы проанализировать, какие затраты преобладают. Индексы организация может разработать самостоятельно. В качестве примера можно предложить следующие:

Индекс Расшифровка затрат рабочего времени
ПЗ Организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания)
ОП Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
ОТ Время на отдых (установленные перерывы)
ОТЛ Время на личные надобности и отдых между действиями
НТД Потери времени (опоздания, самовольные отлучки, преждевременный уход с работы, занятие личными делами и др.)

 В нашем случае индексы можно не проставлять, ведь целью ФРД является только подсчет времени работы непосредственно на ПК.

Совет:

Проведение ФРД требует больших временных затрат нескольких работников, поэтому расточительно не использовать все возможности исследования. Даже если вы затеваете замеры с целью обосновать отсутствие медосмотров для офисных работников, поставьте и другие задачи, например, выявить причины нерационального использования рабочего времени.

Карта ФРД может выглядеть следующим образом:

Теперь нужно посчитать время непосредственной работы с ПК. В нашем случае получилось всего 183 минуты, что составляет 3 часа 3 минуты.  Мы зафиксировали, что на работу непосредственно с компьютером секретарь тратит меньше 50% рабочего времени.

Полученную карту ФРД можно использовать и для анализа производительности труда. Можно, например, посчитать процент использования рабочего времени по каждому индексу.  Рассчитаем коэффициент К1 по каждому индексу (долю вида затрат в общем времени наблюдения):

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 410 / 540 × 100 % = 76,0 %;

К1(ОЛН+ОТ) = 88 / 540 × 100 % = 16,3 %;

К1(НТД) = 17 / 540 × 100 % = 3,1 %.

Результаты можно свести в таблицу:

Баланс рабочего времени
Индекс рабочего времени Описание Общая продолжительность, мин. Процент от общего времени наблюдения (К1), % Общее время наблюдения, мин.
ПЗ Организация рабочего места и заключительные работы 25 4,6 540 мин. (9 ч)
ОП Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий) 410 76,0
ОТЛ Затраты времени на отдых и личные надобности 88 16,3
НТД Нарушения правил трудовой дисциплины 17 3,1
Итого 540 100

Как придать юридическую значимость результатам замеров

Чтобы процедура приобрела законный статус, нужно издать приказ о проведении ФРД. С приказом знакомят под подпись всех работников, в отношении которых будут проводиться замеры времени. В приказе указывают:

  • объект, цели и задачи исследования,
  • перечень рабочих мест, на которых будет проводиться ФРД;
  • перечень экспертов-наблюдателей или состав наблюдательной комиссии.

Для объективности нужно составить не менее трех карт ФРД по одному рабочему месту.  С картами ФРД работников знакомят под подпись.

При необходимости можно разработать локальный акт, регулирующий процесс фотографирования рабочего времени. В локальном акте прописать цели ФРД, регламентировать сам процесс наблюдения, зафиксировать формы наблюдательных листов, оговорить возможности применения.  Например, по результатам ФРД можно принять решение:

  • о перераспределении обязанностей между работниками подразделений,
  • о делегировании некоторых задач другой компании на аутсорсинге,
  • о проведении обучения,
  • об обновлении оборудования или введении новых технологий работы.

После проведения ФРД целесообразно издать приказ об утверждении результатов анализа замеров. Этот приказ составляется в свободной форме. Его цель – зафиксировать результаты и дать распоряжение о применении результатов замеров.

Пример приказа

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *