Задайте вопрос эксперту

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

Унифицированная форма штатного расписания впервые была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Чуть позже, в 2004 году данная форма претерпела некоторые изменения (Постановление № 1 Госкомстата России от 05.01.2004). И на протяжении следующих 10 лет эта форма УФ Т-3 считалась обязательной к применению.

С 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы документов, в том числе для первичных учетных документов. Но многие работодатели продолжают пользоваться унифицированной формой штатного расписания (ШР), поскольку она привычна, удобна, содержит все необходимые реквизиты.

Следует помнить, что каждая компания обязана утвердить выбранные к применению формы документов, в том числе форму ШР. В соответствии с частью 4 статьи 9 Закона №402-ФЗ утвердить формы документов можно либо приказом руководителя (или ИП), либо в качестве приложений к учетной политике.

Заполняем форму Т-3 (подробное руководство)

Руководствоваться при заполнении формы мы будем Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением №1 от 05.01.2004.

Оформляем «шапку»

Вверху в поле «Наименование организации» (ИП вправе это поле назвать «Фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя») необходимо указать наименование в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании указываются оба.

Такое требование к указанию реквизита «наименование» предъявляет ГОСТ Р 6.30-2003. В п.3.8 мы читаем: «Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним».
Новый ГОСТ, который с 01.07.2018. заменит ныне действующий стандарт, также содержит аналогичное положение в пункте 5.5.

Рядом предусмотрено поле для указания кода ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Но не только юрлица имеют ОКПО, индивидуальным предпринимателям этот код также присваивается в автоматическом режиме на основании сведений из ЕГРИП.
Код ОКПО можно узнать самостоятельно, без обращения в Росстат, на следующих официальных сайтах (приказ Росстата от 29.03.2017. № 211):
http://statreg.gks.ru

http://www.gks.ru

В «шапке» документа мы должны указать регистрационный номер и дату составления ШР. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, 2 — ШР).

Реквизит «на период ______ с «___» ______ 20__ г.» заполняется на основании приказа, которым ШР было утверждено. Ведь именно в приказе мы оговариваем, с какой даты документ вступает в силу.
А вот строку, где нужно указать период, заполнить затруднительно, потому что нельзя точно спрогнозировать, когда понадобится изменить данное расписание. Поэтому можно не заполнять строку «на период ____ » или вообще убрать ее из формы (в том случае, если вы утверждаете свою форму документа).

 

Содержательная часть

Для удобства заполнения графы штатного расписания пронумерованы. Всего их 10.

 

В графе 1 («наименование») указывается наименование структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Для удобства в крупных организациях структурные подразделения принято располагать по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь указывают дирекцию, бухгалтерию, отдел кадров, затем основные отделы и цеха, в конце административно-хозяйственную службу, отдел снабжения, склад.

 

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений. Эти коды работодатель присваивает сам. Как правило, коды обозначаются двузначными числами: 01, 02, 03 и т.д.
Если структура сложная (внутри одного подразделения несколько служб или отделов), то коды должны помогать определить место каждого отдела в общей организационной структуре. К примеру, финансовой службе присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента планово-экономический отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

Если структура компании простая, то подразделения и, соответственно, их коды можно вообще не указывать, проставляя в графах 1 и 2 прочерки.

 

В графе 3 указывают должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации. Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.
Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то названия этих должностей, специальностей и профессий должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках или принятым профессиональным стандартам.
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

  • ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  • ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

А реестр принятых профстандартов можно найти здесь
http://profstandart.rosmintrud.ru/obshchiy-informatsionnyy-blok/natsionalnyy-reestr-professionalnykh-standartov/reestr-professionalnykh-standartov/

Предположим, в трудовом договоре вы указали наименование должности, отличающееся от наименования в штатном расписании. В этом случае противоречие решается всегда в пользу трудового договора. И менять (приводить в соответствие) нужно будет именно штатное расписание.

 

В графе 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по каждой должности (профессии). В том случае, если в компании предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество можно указывать в долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и т.п.

Сколько штатных единиц нужно указать в ШР, если по должности курьер работают 2 человека на полставки, а один – полную ставку? В этом случае указываем суммарное количество – 2 единицы. И при необходимости работодатель может принять двух человек — каждого  на полную ставку.

Количество ставок в ШР не может быть меньше, чем количество полных ставок, на которые реально приняты работники по трудовым договорам. Если появилась необходимость расширить штат (компания растет, нужны новые работники или новые должности), то в ШР придется вносить изменения.

 

Это важно!

На некоторых весьма авторитетных сайтах можно прочитать рекомендацию «на перспективу» закладывать в штатное расписание больше единиц, чем нужно в данный момент. Не советую так делать.

Дело в том, что обо всех вакансиях (и даже о тех, которые «на перспективу») работодатели обязаны ежемесячно сообщать в службу занятости. И автоматически вам будут присылать кандидатов, в которых нет надобности. Если попытаться схитрить, и не показывать в отчете для службы занятости эти пока ненужные вам вакансии, можно схлопотать штраф за нарушение статьи 25 ФЗ О занятости населения». Штраф выписывают по статье 19.7 КоАП РФ (должностным лицам от 300 до 500 руб., организациям — от 3 тыс. до 5 тыс. рублей).

 

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») могут указываться разные величины. Систем оплаты труда – великое множество, и не все они подразумевают определение конкретной постоянной суммы.
В этой графе можно указать:

  • оклад (твердая конкретная оплата за месяц),
  • тарифную ставку (оплата за час, день или единицу продукции),
  • тарифную сетку (разряд в этой сетке или повышающий коэффициент к оплате по 1 разряду),
  • коэффициент трудового участия (доля в общем фонде заработной платы) и проч.

Все эти величины определяются либо в денежном выражении, либо в долях (%), либо в коэффициентах.

Напомним, что размер зарплаты во всех случаях не может быть ниже законодательно установленного МРОТ (если работник отработал полный месяц на полную ставку).
Зарплата устанавливается и выплачивается в рублях, а для некоторых категорий работников с 16.02.2018. допускается вариант получения зарплаты в валюте (это граждане России, которые выполняют свои обязанности за пределами РФ)

 

Внимание:
штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, а не вознаграждение конкретному работнику.

Например, в ШР предусмотрена должность бухгалтера (1 единица) с окладом 20 000 руб. Если вы приняли работника на 0,5 ставки, то его зарплата составит всего 10 000 руб., потому что оклад – это оплата целой единицы за полный месяц.

Можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, предусмотрев в ШР «вилку окладов»?

Российская законодательная система не предусматривает установления персональных окладов, в отличие, например, от американской. Но если есть необходимость выделить какого-то работника, заплатить ему больше, чем другому в такой же должности, можно найти законный выход из данной ситуации.

Вариант № 1
Можно ввести в названия должностей слова: старший, младший, ведущий, главный и др.

Для этого необходимо прописать в должностных инструкциях  разные обязанности. То есть, обязанности младшего специалиста будут отличаться от обязанностей старшего, ведущего и главного,  у них должны быть разные требования к образованию, опыту работы и др. И, соответственно, в трудовом договоре и трудовой книжке нужно указать, на какую именно должность принят работник. Тогда в штатном расписании каждая составная должность указывается в отдельной строке, и для неё устанавливается свой оклад, учитывающий сложность работы.

Вариант № 2
Можно установить надбавки для данной должности

То есть, оклад устанавливается всем на данной должности равный, а все остальные суммы оформляются в виде надбавок: за опыт работы, за образование, за объем работы и др.
При этом необходимо в локальном акте подробно прописать критерии установления данных надбавок, чтобы они не начислялись всем автоматически.

Например, в компании работают два менеджера. Штатным расписанием для данной должности предусмотрен оклад 20 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (2 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (4 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 26 000 руб. (20 000 руб. + 2 000 руб. + 4 000 руб.). Второму работнику была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 22 000 руб. (20 000 руб. + 2 000 руб.).

 

В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные надбавки, установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), или введенные работодателем (например, надбавки за вредность, за напряженность и прочие, связанные с режимом или условиями труда).

Надбавки могут быть указаны:

  • В виде фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки не меняется);
  • в виде процента от оклада (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом),
  • в виде коэффициента (в этом случае размер надбавки также зависит от оклада)

Некоторые надбавки меняются на протяжении трудовой деятельности (например, надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа), поэтому невозможно определить  размер надбавки. В этом случае можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

Иные стимулирующие выплаты в штатном расписании не показываются. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Наверное, потому что премии втиснуть в рамки ШР вообще невозможно.
Если в вашей компании нет никаких надбавок, то в графа 6-8 ставятся прочерки.

 

В графе 9 («Всего») отмечается результат по каждой строке. Чтобы посчитать результат, нужно сложить числа в графах 5 (оклад), 6-8 (надбавки) и умножить получившуюся сумму на количество штатных единиц по этой должности (графа 4).

В этом примере мы посчитали так:
(20 000 + 5 000 + 1 500) *2 = 53 000.

Но такая красота получается далеко не всегда. Посчитать корректную сумму в графе 9 можно только тогда, когда все начисления выражены в одинаковых единицах и начисляются за одинаковый период времени. Если же в графах указаны и рубли, и коэффициенты, а проценты начисляются не на оклад,  то посчитать результат невозможно. В этом случае графа 9 просто НЕ заполняется.

 

Графа 10 («Примечания») предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

 

Строка «Итого», расположенная внизу таблицы, заполняется после того, как заполнены все строки таблицы. Сначала складываем количество штатных единиц в графе 4, затем выводим фонд оплаты труда – подсчитываем числа в графе 9.
Вывести сумму чисел  в графах 5-9 получается далеко не всегда  из-за того, что надбавки или ставки указаны в разных величинах, поэтому эти столбцы не подсчитываем.

В некоторых организациях результаты подсчитывают не только по организации в целом, но и по структурным подразделениям. Это дает наглядную картину, позволяя анализировать долю затрат на персонал и сравнивать ее с эффективностью работы каждого подразделения и компании в целом.

Подписи и печать

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.
Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец штатного расписания

 

Скачать образец ШР

Скачать чистый бланк формы Т-3

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *