Задайте вопрос эксперту

Личным сообщение ВК  https://vk.com/slavianna.anna

По электронной почте  expert-annas@yandex.ru

По телефону +7 (905) 337-22-25

Стань участником группы

И получай самые актуальные и полезные материалы:

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании;
  • закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
  • помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек. Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности. Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается!!!

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,
— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства. Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится. Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную  договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.
Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя. Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать, как в нашем примере:
— 18.05.2018 – дата составления
— 21.05.2018 – дата утверждения,
— 01.06.2018 – дата вступления в силу.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. Но если необходимо, то вводить ШР можно с любой, нужной вам даты.

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Раньше считалось, что ШР – это плановый документ, поэтому обосновывалась целесообразность составления на один год. В унифицированной форме Т-3 даже есть соответствующий реквизит «на период». Но сейчас экономическая обстановка меняется непредсказуемо: одно ШР может быть актуально несколько лет, а может поменяться три раза за год.

Чиновники на сайте онлайнинспекция.рф в обзоре за январь 2017 года разъяснили:
«Нормами действующего законодательства не установлена какая-либо периодичность, с которой работодатель имеет право вносить изменения в штатное расписание. Изменять штатное расписание работодатель вправе в любое время по своему собственному усмотрению».

Что такое штатная расстановка?

Штатное расписание показывает общее количество штатных единиц (должностей) и не дает возможности определить, вакантна должность или занята, и кто именно из сотрудников ее занимает. Поскольку это официальный, утвержденный приказом документ, на нем нельзя делать пометки и исправления.

Чтобы иметь представление о занятых должностях, некоторые компании ведут еще штатную расстановку. Это такой рабочий вариант ШР, где напротив каждой должности пишут фамилию и инициалы работника, который ее замещает. Можно указывать и другие сведения: табельный номер работника, статус должности, особая категория (инвалид, пенсионер и т.п.), стаж работы и другую информацию о работнике.

Штатная расстановка меняется в зависимости от происходящих изменений в составе персонала, ее не утверждают, она не является официальным обязательным документом. Это скорее информационная форма, облегчающая анализ и планирование.

Кстати, установлен срок хранения штатных расстановок. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016), он составляет 75 лет после составления новых.

Сколько и где хранятся штатные расписания, которые уже не действуют?

Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, то есть все время, пока компания существует (п.71 Перечня). После ликвидации все документы сдаются в муниципальный архив, и экспертная комиссия архива будет решать, оставлять ли на длительное хранение ваши приказы и штатки. Как правило, ШР коммерческих организаций не представляют ценности для истории, поэтому при приеме документов ликвидируемой компании их уничтожают.

А пока компания (организация или ИП) ведет деятельность, штатные расписания нужно хранить. По правилам хранения все приложения хранятся вместе с документом, который их утвердил. Поскольку ШР утверждаются приказами, то они подшиваются в дело вместе с этими приказами и хранятся в одном деле.

 

Алгоритм составления и утверждения ШР

1. Издать приказ о разработке ШР (этот этап может отсутствовать, если штатку разрабатывает сам руководитель).
В приказе отражаются следующие моменты:
• указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению ШР,
• определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении ШР,
• называются работники, с которыми согласовывается ШР,
• устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения ШР.

2. Составить штатное расписание.
3. Согласовать (если необходимо) штатное расписание
Иногда согласно Уставу организации требуется обязательное согласование штатного расписания с учредителями. Но обычно проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными руководящими работниками, проверяется юристом.
Процесс согласования и перечень лиц, с которыми следует согласовывать штатное расписание, законом не определен, как правило, он бывает прописан в локальном нормативном акте компании. Ознакомившись, они либо ставят визу «согласен», либо «замечания прилагаются» и прилагают служебную записку со своими предложениями и замечаниями. Если в процессе согласования и визирования в проект внесены существенные изменения, то можно провести повторное согласование.

Является ли штатное расписание конфиденциальным документом?

В пункте 5 статьи 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, ШР (документ, содержащий информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда) не может являться коммерческой тайной. Суды придерживаются такой же точки зрения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *